Gebruik zo min mogelijk hulpwerkwoorden
Hulpwerkwoorden zijn bijvoorbeeld: willen, zullen, moeten, dienen, gaan, zijn, worden en mogen. Eigenlijk zijn hulpwerkwoorden heel vaak overbodig. Ze betekenen namelijks niets van zichzelf. Ze maken duidelijk in wat voor een "modus" je de zin moet lezen. Is het een hoop, een verwachting, een voornemen? Is het in de toekomst of in het verleden? Is het afgerond of is men er nog mee bezig? Maar meestal blijkt dat soort informatie ook uit de rest van de zin. En al die hulpwerkwoorden maken het dan niet makkelijker.
Lees even mee:
Per 1 februari zal de heer Pietersen gebruik gaan maken van de VUT.
Hier kan je het woordje 'zal' echt schrappen. Dan staat er:
Per 1 februari gaat de heer Pietersen gebruikmaken van de VUT.
Maar ook het woordje 'gaat' is een hulpwerkwoord in deze zin. En inderdaad, je kunt het schrappen:
Per 1 februari maakt de heer Pietersen gebruik van de VUT.
Tip: check je tekst op de hulpwerkwoorden. En ga na welke hulpwerkwoorden je kunt missen. Je tekst wordt directer en leuker. Let maar op.
Begin je alinea's telkens met de kern
Probeer je alinea's met de kern te beginnen. Vergelijk de volgende fragmenten:
'De heer Jansen stelt vast dat de parkeermogelijkheden in de directe omgeving steeds geringer worden. Bovendien zijn de paden vanaf de terreinen slecht verlicht. Hij vertelt over een geval waarin een medewerker zich ernstig bedreigd voelde toen hij 's avonds van de parkeerplaats aan de Bodenweg naar zijn werk liep. Hij pleit daarom voor een integrale nota 'Parkeervoorzieningen' waarin al dit soort problemen op een rijtje worden gezet.'
Je moet de kern ergens aan het einde van de alinea vissen. Dat kan veel gemakkelijker:
'De heer Jansen pleit voor een integrale nota 'Parkeervoorzieningen'. Hij stelt namelijk vast dat de parkeermogelijkheden in de directe omgeving steeds geringer worden. Bovendien zijn de paden vanaf de terreinen slecht verlicht. Hij vertelt over een geval waarin een medewerker zich ernstig bedreigd voelde toen hij 's avonds van de parkeerplaats aan de Bodenweg naar zijn werk liep. In een integrale nota kunnen al dit soort problemen op een rijtje worden gezet.'
Het grote voordeel van deze aanpak is bovendien dat je gedwongen wordt om nauwkeurig onderscheid te maken tussen het pleidooi en de onderbouwing ervan. Met andere woorden: je moet samenvatten wat iemand wil en waarom hij dat wil.
Gebruik signaalwoorden
Signaalwoorden zijn woorden die het verband tussen zinnen duidelijk maken. In de passage hierboven staat in de tweede regel: 'namelijk'. Als je 'namelijk' leest, weet je dat die zin een toelichting is op de voorgaande zin. Als je het woordje 'bovendien' leest, weet je dat er daarna iets komt dat deel uitmaakt van een opsomming. In de passage hierboven is de opsomming: 'Argumenten voor een integrale nota 'Parkeervoorzieningen'.
Signaalwoorden zijn bijvoorbeeld:
Daarom
Omdat
Aangezien
Daardoor
Dus
Kortom
Met andere woorden
Tenslotte
Namelijk
Met andere woorden
Bijvoorbeeld
Enerzijds ,,, anderzijds
Maar
Echter
Ten eerste
Bovendien
Ten slotte
Toen
Vervolgens
Gebruik bullets bij opsommingen
Bullets zijn echte "eye-catchers" Lezers zijn er gek op. Maar alleen als voldaan wordt aan twee voorwaarden:
- de opsomming is kort
- je begrijpt wat het thema is van de opsomming.
Een opsomming van 8 punten is te lang. Probeer het dan te vangen in twee opsommingen met ieder een eigen thema. De passage over de integrale parkeernota kunnen we met bullets ook zo opschrijven:
De heer Jansen pleit voor een integrale nota 'Parkeervoorzieningen'. Argumenten voor deze nota zijn:
- de parkeermogelijkheden in de directe omgeving worden steeds geringer
- de paden vanaf de terreinen worden slecht verlicht.
- Medewerkers voelen zich soms bedreigd
- Er zijn allerlei problemen rond parkeren. In een integrale nota kunnen die op een rijtje worden gezet.
Als je goed leest, zie je dat de laatste bullet eigenlijk daar niet op de goede plaats staat. Het argument is namelijk van een wat andere soort dan de voorgaande drie argumenten. Dat zijn concrete misstanden rond parkeren. Het laatste argument heeft betrekking op hoe je een beter beleid kunt ontwikkelen.
Formuleer neutraal
"Woedend zei de heer Pieterse ..." is "De heer Pieterse wees de aanwezigen op de nadelen..." Je ziet: deze tip is een beetje overbodig. Maar check je notulen altijd op toon. Vaak kunnen we het niet laten om een licht verwijt te maken of iemand even een tikje op de vingers te geven. Doe dat niet. Formuleer neutraal.